Solicitud de ayuda al desarrollo de eventos

Por admindrupal, 30 Mayo, 2014

El presupuesto anual que destinamos a fines divulgativos se obtiene de las cuotas de nuestros socios. Cuantos más socios seamos, mayor capacidad económica para subvencionar actividades.

Colaborad invitando a vuestros amigos y conocidos a unirse a ARP-Sociedad para el Avance del Pensamiento Crítico.

Normas a cumplir en las solicitudes de ayuda para celebrar eventos de divulgación del pensamiento crítico.

RECORDATORIO IMPORTANTE: Las solicitudes de ayuda se deben enviar como mínimo DIEZ DÍAS ANTES del evento para el que se solicita ayuda Y las facturas deben estar a nombre de ARP-SAPC, tal y como se detalla debajo.

El logotipo de ARP-SAPC deberá aparecer, siempre según la modalidad de que se trate y junto a otros organizadores y patrocinadores si los hay, en carteles y otros medios de difusión gráfica del evento. Si el medio sólo permite texto o voz se indicará la modalidad de participación y el nombre de la asociación (ARP - Sociedad para el Avance del Pensamiento Crítico).

En los tres casos la participación de ARP-SAPC en el evento se canalizará preferiblemente a través de un socio que será el "coordinador" del evento de cara a la Junta. El coordinador será quien haga la solicitud formal mediante este formulario a la Junta, gestione la ayuda económica, reporte sus resultados a ARP-SAPC y justifique gastos, asistencia o cualquier otro concepto.

En la medida de lo posible se procurará que por lo menos un socio de ARP-SAPC pueda estar físicamente en el evento.

La ayuda que ARP-SAPC podrá ofrecer para la celebración del evento es:

Organización logística, a través del coordinador y socios locales.

Contactos con ponentes (socios, autores de publicaciones relacionadas, divulgadores en general, etc.).

Ayuda económica (en ningún caso se prestará ayuda económica para gastos de manutención, dietas, honorarios de ponentes y cualquier otro asimilado a una explotación comercial del evento).

IMPORTANTES CONDICIONES A CONTEMPLAR:
-Alojamiento: Solo pueden ser destinadas a alojamiento y desayuno, con un límite MÁXIMO de 130€ noche. Se podrá solicitar esta ayuda para la noche anterior y la del propio evento. Se debe solicitar al establecimiento hotelero la factura desglosada y, en su caso, separando en factura distinta los cargos a los que no se pueda aplicar esta ayuda.
-Desplazamiento: se procurará, siempre que se pueda, el uso de ferrocarril como medio de transporte por motivos de sostenibilidad. Si se necesita de cualquier otro medio es conveniente mencionarlo en la solicitud. Como las facturas han de ir a nombre de ARP-SAPC recomendamos encarecidamente gestionar cuanto antes la factura de los billetes para poder hacérnosla llegar en tiempo y forma. Si el desplazamiento acaba realizándose en vehiculo propio, solo se atenderán facturas de combustible. Para ajustar adecuadamente el consumo, se propone llenar el depósito al inicio del trayecto (esta factura solo sirve de inicio de cálculo y no ha de estar emitida a nombre de ARP-SAPC), se irán recabando el resto de facturas a nombre de ARP-SAPC y, una vez acabado el viaje, se vuelve a llenar el depósito facturándolo a nombre de ARP-SAPC. Las facturas deben ser emitidas en fecha consistente con la de celebración del evento.

Tras el evento el coordinador deberá remitir a la Junta, ANTES DE QUE HAYAN TRANSCURRIDO 45 DÍAS NATURALES DESDE LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO, bien mediante correo electrónico(1) bien mediante correo postal normal(2) la justificación del gasto, que incluirá al menos:

Facturas a nombre de ARP-Sociedad para el Avance del Pensamiento Crítico ( Calvari, 16 - 1º E - 03580 L'Alfàs del Pi – C.I.F. G80159411), comprobantes, albaranes o cualquier otra documentación acreditativa de gastos.

Estimación del público asistente, desglosado si el evento consistía en varias sesiones, y estimación de público que se había previsto al realizar la solicitud de ayuda. Cualquier información adicional sobre los asistentes (p.ej. socios/no socios) será bienvenida.

Relación de adquisiciones que puedan tener uso futuro (micrófonos, cartelería, folletos y trípticos sobrantes, etc.), especificando si quedan como propiedad de ARP-SAPC o no.

La Junta se reserva conceder total o parcialmente la ayuda solicitada en función de circunstancias como la situación de tesorería y cumplimiento del presupuesto dedicado a estas partidas, frecuencia de eventos, cumplimiento de estas reglas o tiempo transcurrido desde anteriores eventos en la misma localidad o de la misma naturaleza.  Dicha concesión (o su denegación) le será notificada al solicitante antes de la celebración del evento. Para ello las solicitudes deberán enviarse con un plazo previo mínimo de 10 días. Salvo circunstancias extraordinarias que habrán de discutirse específicamente, no se adelantará cantidad alguna aunque se haya comprometido la ayuda desde la Junta.

 

(1) Dirección electrónica de contacto: [email protected]

(2) Dirección para envíos postales de justificantes, etc.: Apartado de Correos 24 - 03580 L'Alfàs del Pi

MUY IMPORTANTE

Sobre el posible tratamiento de datos: Los datos enviados NO se incorporarán a fichero alguno y solo servirán para incorporar la información necesaria para la tramitación de la ayuda. Una vez concluido el plazo de valoración este formulario será eliminado del servidor.

El nombre y apellidos del que realiza la solicitud
Introduce tu correo para poder contactar contigo.
La ayuda de ARP-SAPC para llevar a cabo la actividad podrá existir en 3 modalidades:

  1. ARP-SAPC organiza. Es una actividad que hacemos nosotros en su totalidad: local, ponentes, equipo, etc.
  2. ARP-SAPC colabora. Es una actividad en el que participamos activamente, pero organizado en conjunción con otras entidades (asociaciones con objetivos coincidentes, asociaciones locales de ciencia, agrupaciones de astronomía, etc.).
  3. ARP-SAPC patrocina. Es una actividad que organiza gente que no pertenece a la asociación, pero nos piden una ayuda económica, al tratarse de una actividad de divulgación de pensamiento crítico.
Introduce el nombre o título de la actividad a subvencionar.
Si existe, por favor, introduce la dirección Web de la actividad.
¿Qué tipo de actividad vas a realizar?
Por favor, indique el tipo de actividad.
Localidad o localidades donde tendrá lugar la actividad, si es más de uno, por favor, sepárelo con comas.
En qué local fácilmente localizable o dirección se celebrará el evento.
Seleccione esta opción si la actividad se va a realizar en algunas fechas concretas y si las conoces ya.
Indícanos, por favor, quiénes son los ponentes que intervendrán y el título de las ponencias previstas.
La fecha de inicio del evento. En caso de ser ciclos de eventos o iniciativas que no tienen una fecha concreta, por favor, especifícalo en el campo de observaciones al final de este formulario.
Introduce la hora inicial aproximada del evento (HH:Mi)
Introduce la fecha en que terminará el evento
Introduce la hora aproximada de finalización del evento (HH:Mi)
Introduce la audiencia prevista. Si quieres matizar este valor, por favor, utiliza el campo de observaciones.
Introduce la cantidad (entera, sin céntimos) que quieres que ARP-SAPC subvencione.
Indica a qué se va a dedicar el dinero de la subvención (material, cartelería, imprenta, hotel transporte etc.)
Indicar el coste total de la actividad. Esta información es opcional pero puede ayudar a la junta a tomar una decisión.
Otras actividades de promoción de ARP-SAPC que se realizarán (información a los asistentes, revistas, folletos, trípticos, carteles, etc.), y material del que se dispone o se solicita para ello.
Actividad anterior, por ejemplo, un evento en la misma localidad, o con el mismo coordinador, una publicación anterior, o evento previo si se trata de un ciclo.
Introduce cualquier observación que consideres relevante o matización de los datos expuestos.
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